Wie wordt er niet blij van een warm welkom? Dat moment dat je met open armen ontvangen wordt en dat je even kunt gaan genieten. Genieten van een vlucht, van een diner, een overnachting, een voorstelling of een rondje dierentuin. Precies! Dit is hét moment om je gasten in te pakken, want zoals het gezegde luidt… een goed begin is het halve werk.
Ook in vacatures zien we het steeds vaker terugkomen. “Je hebt het talent om mensen een warm welkom te geven”. Maar wat wat is nu eigenlijk een warm welkom?
Een warm welkom is een beleving en wordt door iedereen anders ervaren. Het is voor veel gasten de eerste indruk, die de rest van de reis bepaald. En als je als dat moment niet pakt voor je gasten, moet je extra hard je best doen, want ander begin je de reis met 1-0 achterstand.
Zomaar een paar ideeën om een warm welkom te creëren voor je gasten:
- Ontvang je gasten met een lach, en liever nog, heet ze persoonlijk welkom! Mensen voelen zich extra gewaardeerd, wanneer je ze bij naam noemt.
- Make it personal! Laat merken dat je weet wie er binnenkomt. Je weet vaak meer van een gast dan dat ze denken. Namen, aantallen, specifieke wensen. Laat bij het ontvangst merken dat je weet wie ze zijn. Dit kan wanneer ze een tafel hebben gereserveerd, maar ook bij een kinderfeestje. Gijs jarig? Zorg dan voor een warm welkom voor de jarige Job. Iedereen van het personeel mag weten dat hij jarig is en hem ook feliciteren. Zo zetten jullie hem ook echt in het zonnetje.
- Stel jezelf voor. En geef dus ook aan dat als ze vragen hebben, ze altijd bij jou of je collega’s terecht kunnen. Een naam weten bij binnenkomst haalt de drempel weg om ook daadwerkelijk vragen te stellen.
- Hebben gasten gereserveerd voor een bijeenkomst of feest? Zorg dat je al bij de entree middels (digitale) borden verwijst naar de juiste locatie. Probeer hier wat emoties in te leggen. Zaal 1 – Familie Brinkhuis, geeft toch echt een ander gevoel dan.. Komt u meegenieten met de familie Brinkhuis? Het feest is in zaal 1. Veel plezier! Als je reserveert als gast, dan moet je jouw naam vrijwel altijd achterlaten op het formulier. Waarom geen gebruik maken van deze informatie? Het voelt meteen persoonlijk als er op tafel staat “welkom Chantal & Vianne, geniet van jullie avond”, in plaats van dat standaard bordje gereserveerd.
- Muziek kan je meteen in goede sferen brengen. Zorg dus dat je altijd even checkt welke playlist erop staat. Het moet wel matchen met het moment.
- Geur wordt vaak onderbelicht, maar is oh zo belangrijk. Zet alle zintuigen aan en zet bij de deur een heerlijk boeket frisse bloemen neer. Of beter nog, zorg dat de koffie te ruiken is buiten op de straat. Koffie is thuiskomen en dus zullen jouw gasten zich sneller thuisvoelen bij jou!
- Niet kijken, maar zien is cruciaal. Als je gast binnenkomt en échte aandacht hebben voor hun wensen. Komen ze uit de kou? Bied ze dan een kleedje aan, regent het pijpenstelen en zijn ze nat tot op het bot? Wijs ze dan op de föhn die ook beschikbaar is voor ze op de WC.
- Zijn ze te laat? Geef ze dan geen kwade blik, maar stel ze meteen gerust dat je blij bent dat ze er alsnog zijn. Loop met ze mee naar de zaal en begeleid ze naar de tafel. Op deze manier houd je het ongemakkelijke momentje zo kort mogelijk en stel je de gasten meteen op het gemak.
- Zorg niet alleen dat het bij de receptie op orde is, maar ook in de ruimte waar je gasten verblijven. De vergaderruimte of evenementlocatie biedt zoveel kansen. Zorg dat alles er piccobello uitziet. Als je een ruimte binnenkomt waar alles klopt, voelt dat meer als een warm onthaal dan wanneer je moet vragen naar water, pennen, schrijfborden en dergelijke.
Nogmaals, ook al heb je het druk, dit moment is de eerste indruk op het moment dat ze bij jou komen. Maak hier gebruik van en start met een overgetelijke indruk. Succes gegarandeerd!
Wil je zelf aan de slag om de Customer Experience te verhogen? Dan kun je aan de slag met ons 360 graden belevingsprogramma of onze tweedaagse workshop Herinneringen maken.
Eerst een indruk krijgen? Plan dan nu je gratis 360 call in.
